Upaya untuk meningkatkan kecerdasan bangsa tidak harus selalu melalui jalur pendidikan formal saja, akan tetapi dapat juga melalui jalur pendidikan nonformal. Oleh karena itu, diperlukan adanya sarana komunikasi informasi ilmu pengetahuan untuk disampaikan kepada masyarakat yaitu perpustakaan.
Perpustakaan merupakan pusat terkumpulnya berbagai informasi dan ilmu pengetahuan baik yang berupa buku maupun bahan rekaman lainnya yang diorganisasikan untuk dapat memenuhi kebutuhan masyarakat pemakai perpustakaan. Pentingnya perpustakaan diorganisasikan dengan baik agar memudahkan pemakai dalam menemukan informasi yang dibutuhkannya, karena bahan-bahan yang ada di perpustakaan itu sebenarnya adalah himpunan ilmu pengetahuan yang diperoleh umat manusia dari masa ke masa.
Tugas pokok perpustakaan adalah menyediakan, mengolah, memelihara dan mendayagunakan koleksi bahan pustaka, menyediakan sarana pemanfaatannya dan melayani masyarakat pengguna yang membutuhkan informasi dan bahan bacaan. Untuk mendukung tugas pokok tersebut, perpustakaan melaksanakan fungsinya antara lain pendidikan, informatif, penelitian, dan rekreatif.
Jenis Perpustakaan
Setiap perpustakaan mempunyai tujuan, organisasi, anggota, dan kegiatan yang berlainan. Oleh karena adanya perbedaan dalam tujuan, organisasi induk, anggota dan kegiatannya maka timbullah berbagai jenis perpustakaan. Terdapat beberapa jenis perpustakaan, yaitu perpustakaan internasional, perpustakaan nasional, perpustakaan umum, perpustakaan khusus, perpustakaan sekolah, dan perpustakaan perguruan tinggi.
Perpustakaan umum adalah lembaga layanan informasi dan bahan bacaan kepada masyarakat, oleh karena adanya masyarakat umum (yang tidak dibedakan lapisan, golongan, lapangan pekerjaan, dan lain-lain) yang akan menggunakan dan menjadi sasaran layanan perpustakaan. Perpustakaan umum memiliki tujuan utama yaitu memberikan kesempatan bagi umum untuk membaca bahan pustaka yang dapat membantu meningkatkan mereka ke arah kehidupan yang lebih baik, menyediakan sumber informasi yang cepat, tepat, murah bagi masyarakat, serta membantu warga untuk mengembangkan kemampuan yang dimilikinya sehingga yang bersangkutan akan bermanfaat bagi masyarakat sekitarnya.
Perpustakaan khusus adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh instansi atau lembaga, baik pemerintah maupun swasta yang berfungsi sebagai pusat penelitian dan referensi serta sarana untuk memperlancar pelaksanaan tugas instansi atau lembaga yang bersangkutan. Perpustakaan khusus mempunyai tujuan untuk memberikan layanan informasi demi kepentingan dan kelancaran tugas lembaga induknya, karena perpustakaan khusus merupakan bagian dari suatu lembaga atau badan yang integral dari lembaga yang bersangkutan. Oleh karena itu, perpustakaan khusus mengkhususkan diri dalam mengumpulkan dan menyebarkan literatur bidang ilmu pengetahuan atau sekelompok bidang ilmu pengetahuan saja.
Perpustakaan sekolah merupakan perpustakaan yang diselenggarakan di sekolah, oleh sekolah, dan untuk kepentingan proses belajar mengajar di sekolah. Dalam pelayanannya, perpustakaan sekolah harus mampu mengakomodasi berbagai kebutuhan siswa, ataupun pendidik dan dapat menunjang kurikulum baik yang berhubungan dengan kegiatan intrakurikuler maupun yang berhubungan dengan kegiatan ekstrakurikuler.
Perpustakaan perguruan tinggi adalah suatu unit kerja yang merupakan bagian integral dari suatu lembaga perguruan tinggi induknya, bersama-sama dengan unit kerja bagian lainnya, tetapi dalam peranan yang berbeda. Bertugas membantu perguruan tinggi yang bersangkutan dalam melaksanakan program Tri Dharmanya.
Keputusan Presiden Nomor 11 Tahun 1989 telah menetapkan, bahwa Perpustakaan Nasional adalah lembaga nonpemerintah dan nondepartemen. Sejak peralihan status ini maka tugas untuk membentuk, membina dan mengembangkan sistem nasional perpustakaan di Indonesia menjadi tanggung jawab Perpustakaan Nasional RI.
Untuk menjamin kelangsungan dan pendayagunaan perpustakaan di dalam penyelenggaraannya harus dapat tercipta suasana dan mekanisme kerja yang efektif dan efisien guna mencapai tujuan yang diharapkan. Manajemen perpustakaan kegiatannya meliputi perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan atau lebih dikenal dengan istilah POAC yaitu singkatan dari Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling. Dalam pelaksanaan manajemen perpustakaan, terdapat satu hal yang tidak kalah pentingnya yaitu administrasi.
Pelaksanaan administrasi perpustakaan merupakan aktivitas yang meliputi kepemimpinan, perencanaan dan perumusan kebijaksanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan suatu perpustakaan. Administrasi perpustakaan adalah fungsi-fungsi perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan yang dioperasionalisasikan kepada kegiatan-kegiatan rutin perpustakaan. Program kerja adalah suatu schedule atau pentahapan kegiatan yang akan dilaksanakan dalam mencapai sasaran organisasi untuk tujuan tertentu yang telah ditetapkan.
Kemampuan staf dalam memberikan layanan kepada pemakai perpustakaan merupakan usaha untuk mencapai tujuan dalam rangka meningkatkan pengetahuan dan pendidikan masyarakat melalui sumber-sumber informasi yang tersedia. Oleh sebab itu, untuk menunjang kelancaran penyelenggaraan perpustakaan sesuai dengan tujuan dan fungsinya diperlukan staf yang mampu mengelola perpustakaan tersebut.
Empat unsur pokok yang selalu terdapat dalam setiap jenis perpustakaan adalah (1) gudang; (2) alat-alat bibliografi dan pembantu (katalog, indeks, staf pembimbing atau penasihat); (3) ruang untuk para pengunjung; dan (4) ruang staf. Setiap perencanaan yang dilakukan harus mempertimbangkan keempat unsur tersebut, yaitu bagaimana letak dan hubungannya antara satu dengan lainnya.
Jumlah masyarakat yang akan dilayani oleh perpustakaan menentukan juga berapa besar ruang yang harus disediakan baginya, terutama dalam menyediakan ruang-ruang baca dan belajar. Berapa luas ruangan yang dapat disediakan untuk setiap pembaca bergantung sepenuhnya pada alat-alat dan perabot-perabot yang ditempatkan dalam suatu ruang, terutama ruang-ruang baca dan belajar.
Di perpustakaan, sangat diperlukan pencahayaan yang memadai. Sumber penerangan di perpustakaan, yaitu cahaya alam dan cahaya buatan. Selain itu, sangat diperlukan tersedianya udara yang cukup dalam perpustakaan. Untuk itu, ventilasi yang cukup diperlukan untuk pemeliharaan bahan-bahan dan kesehatan para petugas perpustakaan dan pembaca. Pemasangan ventilasi yang baik berarti pula pemberian udara yang segar. Selain itu, di perpustakaan perlu diciptakan ketenangan sehingga tidak mengganggu kegiatan pengunjung sehingga seluruh pikiran dan perhatiannya dapat dikonsentrasikan.
Sarana perabot adalah sarana perpustakaan yang dipergunakan secara tidak langsung dalam proses pelayanan pemakai perpustakaan, tetapi merupakan kelengkapan yang harus ada untuk terselenggaranya perpustakaan. Sedangkan yang dimaksud dengan perlengkapan perpustakaan adalah barang-barang yang diperlukan secara langsung dalam mengerjakan tugas kegiatan di perpustakaan. Dalam menyediakan barang dan perabot tersebut tentunya diperlukan pengaturan dalam pembelanjaan yang biasa disebut penganggaran.
Penganggaran adalah suatu perhitungan mengenai kebutuhn untuk waktu yang akan datang yang disusun dengan dasar yang pasti yang meliputi sebagian atau seluruh kegiatan dalam jangka waktu tertentu. Melihat gerak dinamika organisasi dan kegiatan operasional perpustakaan sangat tergantung kepada situasi dan kondisi sekitarnya.
Setiap perpustakaan akan berhadapan dengan masalah bagaimana menyusun anggaran perpustakaan baik jangka pendek maupun jangka panjang. Untuk itu dikenal adanya istilah PPBS dan BS dalam sistem anggaran. PPBS merupakan singkatan dari Planning Programming Budgeting System. Kecuali PPBS ada pula sistem-sistem anggaran lainnya, seperti lump-sum, object of expenditure, line item budgeting system (BS), dan performance budgeting system. Di antara kesemua sistem anggaran tersebut, sistem yang paling dikenal dan populer adalah line item budgeting system (LIBS) dan lump-sum budgeting system.
BS merupakan singkatan dari Budgeting System yang berarti suatu penyusunan anggaran kebutuhan perpustakaan lengkap dengan perincian jumlah barang dan harganya untuk jangka waktu pendek, misalnya 1 sampai dengan 2 tahun. Oleh karena itu, sistem ini lebih dikenal dengan istilah LIBS. Pada hakikatnya LIBS ini merupakan apa yang diusulkan ke atas agar mendapatkan lump-sum yang lebih besar. Cara penyusunannya berdasarkan data dan visi pada masa lalu serta dipakai dasar untuk perhitungan pada masa yang akan datang
